Wissensmanagement im SharePoint Server 2010 mit dem Enterprise Wiki

Wissensmanagement

Die Definition von Wissensmanagement ist auf Wikipedia sehr ausführlich beschrieben. Oft wird auch das Modewort Social Software oder Social Tools verwendet, das sich mit dem Wissensmanagement zum Teil überschneidet.

Ein Wissensmanagement-System im SharePoint besteht immer aus mehreren Werkzeugen. Dies können Wiki und Dokumentenablagen sein, aber auch Videos, Bilderserien, Screenshots, FAQ (häufig gestellte Fragen und Antworten), oder andere Instrumente wie, welche Person hat welches Fachwissen (z.B. My Sites), Forum, Blog oder Umfragen.

Die Summe der Werkzeuge ergibt aber kein Wissensmanagement. Jedenfalls nicht mehr, als ein Set mit Schraubenziehern, Hammer und Wasserwaage eine Mauer bauen würde. Der häufigste Irrweg des Technikers ist der Versuch, die Tools so anzuordnen, bis er meint er habe ein Wissensmanagement erstellt. Die Problematik hinter diesem Irrweg ist, dass der Techniker ein potentielles Wissensmanagement erstellt hat. Dieses ist jedoch für normarsterbliche Anwender unbrauchbar, und erfüllt daher nur den Wortlaut der Aufgabe, und nicht dessen Sinn.

Die Herausforderungen bei Wissensmanagement-Projekten gehören die Beratung und Bedürfnisabklärung, welche Teams welche Art von Wissen festhalten wollen und abzugrenzen, was ist überhaupt Wissen. Als 2sic durften wir schon einige Global und Local Player beraten beim Wissensmanagement und diese umsetzen mit Microsoft SharePoint.

Ein Wiki

Ein Wiki hat den klassischen Ansatz, schnell mal etwas aufschreiben, und jeder kann diese Informationen bearbeiten. Ein Wiki ist zwar für vieles super geeignet, aber nicht für alles.

Die Einführung eines Wiki und der Wiki-Kultur in einem Unternehmen ist anspruchsvoll. Es muss in die Firmenkultur und zu der Arbeitsweise der Mitarbeiter passen. Ein leeres Wiki bringt niemandem etwas. Genau so wenig Nutzen bringt ein ungepflegtes Wiki, weil die Anwender nicht wissen, wie man es bedient oder Mitarbeiter befürchten, wenn Sie ihr Wissen preisgeben, würden sie nicht mehr benötigt werden. Aus unserer Erfahrung ist das Wiki eines der letzten Tools, das eingeführt werden sollte. Du solltest niemals SharePoint und Wikis gleichzeitig einführen.

Die Erfahrung von 2sic und anderen SharePoint Spezialisten zeigt, dass niemals alle Mitarbeiter ein Unternehmenswiki nutzen werden. Momentan gibt es noch keinen Grosskonzern in Europa, in dem mehr als 100 Mitarbeiter aktiv ein Wiki pflegen!

Wichtig bei der Planung eines Wiki im Unternehmen ist die Entscheidung, ob das gesamte Unternehmen ein einziges Wiki verwendet, oder jede Abteilung/Team ein separates. Ein Wiki enthält unstrukturiertes Wissen; und weil der Anwender oft gar nicht weiss, wo und wonach er/sie suchen soll, braucht es zentralen Startpunkt, wie z.B. ein Inhaltsverzeichnis.

Das Enterprise Wiki (Unternehmenswiki)

Das Enterprise Wiki ist im SharePoint Server verfügbar als Site Template. Als Zusatz zur einfachen Wiki-Bibliothek im SharePoint biet das Enterprise Wiki u.a.

• Wiederverwendbare Inhalte – das sind Textbausteine, die aus einer zentralen Liste gepflegt werden, wie z.B. eine Fusszeile
• Zusätzliche Inhaltstypen Projektseite und Umleitungsseite
• Kategorisierung, Bewertung und weitere Zusatzfelder wie Kommentare, Kontaktinfos und Status

Strukturierung und Navigation

Mit den Bordmitteln von SharePoint 2010 lassen sich relativ einfach Strukturen in den Wiki-Pool bringen. Hier vier ganz zentrale Navigationselemente, welche in den Beispiel-Screenshots abgebildet sind:

1. Navigationsleiste (links) – hier können auf zwei Stufen die wichtigsten Themen aufgeführt werden. Diese Navigationsleiste wird im Wiki auf jeder Seite angezeigt.
2. Inhaltsverzeichnis in Textform – hier könnt ihr ein unternehmensweites Inhaltsverzeichnis erstellen, aber in ähnlicher Form für jede Abteilung ein weiter aufgegliedertes Inhaltsverzeichnis pflegen. Verlinkungen sind übrigens super einfach, z.B. [[Abteilung Web]] wird dann automatisch ein Link auf den Artikel bzw. Inhaltsverzeichnis der Abteilung Web.
3. Liste aller Wiki-Beiträge – in meinem Beispiel habe ich zwei Arten von Verschlagwortung/Kategorisierung der Beiträge eingerichtet. Über das Filtermenü kann so rasch nach einem Thema oder Themenbaum gefiltert werden. Einen solchen Themenbaum (Taxonomie) ermöglicht es, zusammenhängende Themen zu definieren.
4. Kategorisierung – Jedem Beitrag können beliebige oder vorgegebene Kategorien zugewiesen werden. Ein Klick auf eine Kategorie zeigt dann wiederum alle Beiträge mit der angeklickten Kategorie an.

Mit SharePoint 2010 lassen sich gut 90% der Anforderungen der typischen Wissensmanagement-Anforderungen out of the box abdecken. Für die restlichen 10% gibt es mittlerweile Anbieter von Add-Ins, Add-Ons oder Community Erweiterungen.

Übersicht zu Wiki-Erweiterungen und nützliche Tipps und Tricks
http://sharepointsocial.de/solutions/wiki-extensions/

Einfacher weg, um den Themenbaum einzubinden für den Endanwender

http://tihomirignatov.blogspot.com/2010/08/how-to-use-metadata-navigation-in.html

 

Update 11.04.2013

Ergänzend eine dreiteilige Präsentation von T-Systems zum Thema „Der Wikipedia-Irrtum: Wissensmanagement im Enterprise 2.0“

1. Der Wikipedia Irrtum: Wissensmanagement im Enterprise 2.0
2. Die Entdeckung des Menschen: Wissensmanagement im Enterprise 2.0
3. Anleitung zum Handeln: Wissensmanagement im Enterprise 2.0

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